何のための会議か？

　皆さんは週に何本の会議に参加されていますか？中には会議の運営や準備（それこそ会議のための会議も？）に追われていて、本来の目的を見失っていることなどはありませんか？会議によって、自分自身の立場や役割、発言内容なども変わるかもしれませんが、いずれにしても「何のための会議か？」が明確であるべきなのは言うまでもありません。
　では、会議には何種類くらいあるでしょうか。大きくは次の5つに分けられます。

会議の開催にあたっては、必ず会議の目的を持つべきですが、せめて会議の種類が事前に明確になっていることが大前提となります。

生産的な会議にするための工夫

　会議を生産的なものにするためには、いくつか工夫できることがあります。まず、一般的に言われる「会議は1時間」という常識がメンバーの生産性を下げます。会議の目的が達成されるなら30分でも15分でも構わないのです。仮にアイデア出しの会議の際は1時間以上かかる場合もありますが、人間が集中できるのは1時間が限界です。必ず休憩を挟んで進行されることをお勧めします。
　次にアジェンダ（議題）は、遅くとも会議前日までには共有しておきましょう。メンバーはそれまでに資料なども共有しておくことで、会議の生産性は大きく変わり時間も短縮されるでしょう。かつ、不明瞭な点があれば、質問を用意したり、個別に確認作業をしておくことで事前に解消させることができます。また、内容によっては会議の場で解決するのではなく、日頃のコミュニケーションや報・連・相（報告・連絡・相談）で解決できるものも結構多いかもしれません。
　メンバー選定も重要です。テーマに対するメンバーの温度差が大きいと、その温度差が会議の士気にそのまま反映されてしまいます。人数も4～6名くらいが程良いのではないでしょうか。そしてその中の1名をファシリテーター役にして、必ず中立の立場の人を用意します。ファシリテーターは、会議の目的を理解したうえで、意見を聞き、本質を突き、時にはホワイトボードに書き出して整理をし、会議を活発化させるのが役割です。
　メンバーは、会議の目的を理解したうえで、基本は自分の発表か相手の発言を傾聴するかどちらかにします。会議のメモを一生懸命に書いている人がいますが、書記（ノートPCに負担なくテキスト入力できるならなお良し）に任せるか、動画撮影、音声録音、ホワイトボードの撮影等で工夫し、会議時間中は目的達成のために集中します。
　会議は毎週・毎日と繰り返ししていると、こういった工夫を省略する傾向があります。そうならないためにも、会議自体を取り仕切るリーダーは、マンネリ化しない方法を考えましょう。発表・傾聴だけでなく、例えばゲスト（他チーム等）を招いての情報発信、新たな情報の読み合わせ、ファシリテーターの交代制、昼食を絡めたランチ形式による会議など、メンバーのモチベーション維持を兼ねて試行錯誤するとよいでしょう。

「対面会議」とは違う「オンライン会議」

　2020年4月以降、新型コロナウィルスの影響により一気に増えたのが「オンライン会議」です。便利な反面、「対面会議」のように同時会話が必要になるような議論には不向きとされます。
　「オンライン会議」のメリットは、場所を選ばないことや移動経費が不要になることです。それにより、時間も短縮され非常に効率的になる場合があります。一方、デメリットは、メンバーの表情や雰囲気がつかみにくく、同時会話が無理なため発言を控えるといった傾向になりがちです。
　「オンライン会議」をスムーズに進行するために、インターネットへの安定した接続環境を用意することと、普段自分が使っている使い慣れたPCを使うこと。また、補助ツールとしてチャットを併用するなど、多少のITリテラシーは求められますが慣れると便利なところもあります。
　「対面会議」と「オンライン会議」のメリット・デメリットを考えると、目的に応じて使い分ける必要があります。①報告や連絡をするための会議、②スケジュールの確認や決定のための会議、③教育のための会議などは、工夫次第で「オンライン会議」でも可能かもしれません。ただ、④アイデア出しのための会議、⑤議題に対して意思決定するための会議は「対面会議」でないと目的達成は困難かもしれません。

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　多様な働き方に対応するため、会議の仕方、目的などに対して理解が必要と感じます。皆さんが参加されている会議で、コミュニケーション不足や発言しない（できない）場面が多いようでしたら、勇気を持って会議の方法や目的を提案することをお勧めします。会議は、あくまでも未来に向けて建設的な意思決定や行動を起こすためにあることを忘れないでください。

（株式会社フジプラス）