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DX NEW2021年1月27日

変化を察知し議論~施策実行を加速させる データの可視化から分析・判断を素早くするためのBIツールについて

BIツールでできること

 近年「データドリブン」というキーワードをよく耳にしますが、経営や営業、マーケティング等の判断において常にデータに基づいて素早く、確実に判断することが求められるようになりました。また、ありとあらゆるデータが存在することになり、その判断も複雑・困難を極めつつあります。そんな中、改めてBIの存在が見直されております。
 BIとは「ビジネス・インテリジェンス」の略で、企業に蓄積された大量のデータを収集し、それを分析・加工し、可視化することで迅速な意思決定を支援するためのツールです。従来のExcelファイルやオンプレミスでの基幹システムのデータだけでなく、近年はクラウドで提供されるシステムの活用により、データが分散しているケースが増えております。例えば、営業であれば営業支援システム(SFA)、顧客リストは顧客管理システム(CRM)、マーケティングであればマーケティング・オートメーション(MA)、売上は基幹システム(ERP)など、それぞれが個別のデータベースになっております。これらを繋いで分析・加工することで、分散してこれまで見えにくかったものが可視化され、本来すべき判断がしやすくなります。(図)

 BIツールを使うメリットとしては、分析に必要なレポート作成が短時間でできることや、リアルタイムなデータをすぐに取り込んで分析できることです。勿論、分散しているデータを1か所に集めて分析・加工できたりもします。データを連携したり統合したりして取り扱うには、元々はシステム部門やデータ分析などを専門にしている人の力を借りなければ困難でした。しかし、BIツールは元となるデータの取り込み(収集)さえできていればさらにハードルが下がり、経営幹部や現場の社員であっても使うことができるようになります。
 BIツールを使うことで、事業の状況を素早く分析できるようになります。レポート作成に時間をかけるのではなく、データが表す意味を読み解いて次の施策実行に時間を費やすことができます。

Excelから置き換わるBIツールの使い方

 例えば、営業などで使われる報告書は、Excelを使って集計資料を作られることが多いと思います。確かにExcelは編集も自由にでき、データ入力や計算もしやすく使いやすいのですが、集計をすることが仕事になっているような気もします。そういった集計業務をBIツールで自動化し、業務を効率化することができます。
 BIツールは、以下のような使い方ができます。

①ダッシュボード機能によるデータの可視化
 ダッシュボードとは、さまざまなデータをグラフィカルにまとめ、一目で分かりやすくボード上で表現できる機能をいいます。自動車であれば、走行速度やエンジンの回転数、ガソリン残量など、車が走行するために必要なデータが並んで表示されますが、それと同じ役割です。重要指標である値を大きく表示したり、一覧表やグラフで表示するだけでなく、データをクリックすることでさらにドリルダウン(深掘り)して詳細データを表示させることも可能です。

②多次元分析機能(OLAP分析)
 OLAPとは、Online analytical processingの略で、オンライン分析処理と訳されます。具体的にはBIツールにあらゆるデータを集約した後、いつでもアクセスできるようにしておきます。そうすることで、マウスのドラッグ&ドロップで簡単にデータを選んだり、クロスさせたりして分析できるようになります。ツールにもよりますが、ドリルダウン、スライシング、ドリルスルー、ETL(Extract/Transform/Load)などの機能を備えていたりします。

③データマイニング機能を使った分析
 データマイニングとは、大量のデータを分類し、関連性を見つけ出し、事象の発生確率を予測することをいいます。その昔「おむつを買った人はビールを買う傾向がある」という事例があり、バスケット分析をしてその両方を近くに置くことで売上が上がるという相関関係を見つけたそうです。そういった将来予測のための仮説を立てたり、クラスタリングなどの新たな知識として発見したりすることができるようになります。

④シミュレーション機能を使った予測
 例えば、企業が利益を上げ、安定した経営を行なうためには、常にPDCAを回し、仮説・検証をしていくことが求められます。具体的な例として、粗利達成のためには最適な価格(売上)・原価(仕入れ金額)・数量はどうあるべきか?それを、WHAT-IF分析などを使えば、目的のための最適な設定を簡単にシミュレーションして将来の予測ができます。そうすることで計画の立案のみならず、その根拠を得ることができます。

 このように、BIツールは大量のデータに対応することができます。かつ、最新データがリアルタイムで取得できるようになり、Excelとは大きく異なるものです。

BIツールをどのように活かすか?

 BIツールを導入して取り組むにあたり、明確な目的を持つ必要があります。解決したい課題が何であり、何を分析すればよいのか。確かにデータを使い可視化するには便利なのですが、そもそも目的を実施したくてもデータが無い(足りない)とか、可視化したけど特に課題解決にはつながっていないとかでは、活かしきれていません。何を可視化した結果、どんな戦略が立てられ、意思決定を行なうかが重要です。それこそがBIツールの目的になります。
 BIツールが稼働すると、様々な活用ができます。まず、各担当者がデータをいつでも確認できるようになります。必要な数字をいつでも引き出して把握できることで、戦略的に行動することができます。これまでPDFや紙ベースでわざわざ報告しないといけなかったことも、ダッシュボードを使ってリアルタイムな情報(レポート)を経営層・管理職が直接確認できるようになります。会議では数字の報告会では無くなり、出ている数字を事前に把握し本来必要な議論に集中できるようになります。
 経営面だけではありません。営業数字とマーケティング数字とを組み合わせて可視化すると、双方で不足している施策を浮き彫りにできる可能性があります。営業の成績と人材情報を紐づけることで、適切な人数配分・人員構成なども考えられますし、効率面と人件費との合理的な判断などにも使えます。これまで活かせていなかったデータも引用しやすくなり、これまで見えなかった課題も発見できます。

 ニューノーマルな時代になり、これまでの常識を覆す新たな発想が求められます。それは昨日までは「当然」だったことが、今日になっては「当然でない」こともあります。それに素早く気づくためには、変化を察知できる環境整備が不可欠です。データを活かして、経営、営業、マーケティング、人事、工場等が抱える課題を、素早く確実に解決するためにはBIは今こそ求められる必要なツールなのです。

(株式会社フジプラス)

まとめ

■BIツールを使うことで、レポート作成よりも本来大事な施策実行のために時間を費やす。
■Excelよりも複数かつ大量のデータが扱いやすくなり、常に最新データが取得しやすくなる。
■分析や予測で課題解決を目的とし、これまで見えなかった課題なども発見できるようになる。

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