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展示会、何から準備すればいい？初めての担当者向け完全チェックリスト
「展示会に出展することになったけれど、何から手をつければいいのか分からない」販促・マーケティング担当者になって初めて展示会を任されると、多くの方がこの壁にぶつかります。
展示会は、企画・什器・印刷物・ノベルティ・当日運営・会期後のフォローと、関わる工程が非常に多いイベントです。どこかひとつでも準備が遅れると、当日になって慌てることになりかねません。
まだ7月、と思われるかもしれませんが、秋（9〜11月）は展示会シーズンが集中する時期。この時期から動き出しておくことで、直前になって慌てることなく、余裕を持って本番を迎えることができます。この記事では、初めて展示会を担当する方に向けて、準備の進め方をスケジュールとチェックリストの形でまとめました。
展示会準備、まず決めるべき2つのこと
具体的な準備に入る前に、次の2つを明確にしておくことが大切です。ここが曖昧なまま準備を進めてしまうと、当日の運営方針やノベルティ・配布物の内容がぶれてしまい、後から手戻りが発生しやすくなります。
１. 出展の目的を決める
同じ「展示会に出る」でも、目的によって準備の内容は変わります。
・新規リードの獲得
・既存顧客とのリレーション強化
・新商品・新サービスの認知拡大
・業界内でのブランディング
目的が定まると、ブースのデザインやノベルティの選び方、当日のトークスクリプトまで、自然と方向性が決まっていきます。
２. ターゲットと出展規模を決める
「誰に来てほしいか」によって、選ぶべき展示会そのものや、小間（ブース）の広さ、当日の人員体制まで、準備の多くが変わってきます。特に、次の3点は早い段階で決めておくと、以降の工程で迷いが少なくなります。
・ターゲットの属性（業種・役職・決裁権の有無など）
・出展する展示会そのものの規模・専門性
・小間（ブース）の広さと、来場者数に見合ったスタッフの人数
例えば、決裁権を持つ層に来てほしいのであれば、来場者の絞られた専門性の高い展示会を選んだ方が効率的ですし、来場者数の多い大型展示会に出るのであれば、それに見合った什器やスタッフ体制を事前に確保しておく必要があります。目的とターゲットは、いわば準備全体の土台です。
準備スケジュール表（3ヶ月前～会期後）
展示会準備は、一般的に以下のようなスケジュール感で進みます。
| 時期 | タスク | ポイント |
|---|---|---|
| 3ヶ月前 | ブース申込・出展コンセプトの決定 | 目的とターゲットをここで確定させる |
| 2ヶ月前 | 什器のレイアウト決定、印刷物（パネル・チラシ・カタログ）の発注 | 発注先が複数に分かれると進捗管理の負荷が増える時期 |
| 1ヶ月前 | ノベルティの確定、配布物の最終デザイン確認 | 効果測定の仕掛け（QRコードなど）を検討するならこのタイミング |
| 2週間前 | スタッフの役割分担、トークスクリプトの準備 | 当日の動きを事前にシミュレーションしておく |
| 前日 | 搬入・什器設営、動作確認 | 現地で慌てないよう、チェックリストで最終確認 |
| 当日 | 運営・接客・名刺獲得 | 名刺やアンケートの回収方法を事前に統一しておく |
| 会期後 | お礼連絡、リードのフォローアップ | 展示会の成果は「配った数」ではなく、その後の商談化率で測る |
こうして並べてみると分かるとおり、展示会準備は什器・印刷・ノベルティ・当日運営と、担当する領域が多岐にわたります。それぞれを別々の会社に発注していると、進捗の確認だけで一人の担当者に大きな負荷がかかり、準備が属人化してしまうケースも少なくありません。
当日までに用意するものチェックリスト
初めての出展でも抜け漏れがないよう、以下のチェックリストをご活用ください。
- 展示什器・パネル
- 配布物（会社案内・チラシ・カタログ）
- ノベルティ
- のぼり・タペストリー・横断幕
- 受付・名刺交換ツール
- アンケート用紙またはQRコード
- スタッフ用ユニフォーム・ネームプレート
- 運営マニュアル・当日タイムスケジュール
このチェックリスト、そのまま使えるテンプレートにしています
上記のスケジュール表とチェックリストは、自社の展示会日程に当てはめて書き込める「展示会準備完全チェックリスト」として無料でダウンロードいただけます。社内共有用の資料としてもご活用ください。
よくある質問（FAQ）
Q. 展示会の準備はいつから始めるべきですか？
A. 一般的には3ヶ月前を目安に動き始めるのがおすすめです。什器や印刷物の発注、ノベルティの選定には一定のリードタイムが必要なため、余裕を持ったスケジュールが安心です。
Q. 初めての出展の場合、どのくらいの準備期間を見ておけばいいですか？
A. 上記のスケジュール表の通り、3ヶ月前からの準備が目安です。特に初めての場合は、目的とターゲットの整理に時間がかかりやすいため、早めの着手をおすすめします。
Q. 展示会の準備は、一人の担当者でも進められますか？
A. 可能ですが、什器・印刷・ノベルティ・当日運営と発注先が分かれるほど、進捗管理の負担が集中しやすくなります。窓口をまとめられる会社に相談することで、担当者の負荷を減らすことができます。
まとめ｜準備の分散が、当日の余裕につながる
展示会準備は、目的とターゲットを最初に固め、スケジュールに沿って一つひとつ進めていけば、決して難しいものではありません。ただし、什器・印刷物・ノベルティ・当日運営を別々の会社に依頼していると、進捗確認や調整だけで担当者の負荷が大きくなりがちです。
フジプラスでは、印刷物やノベルティの制作だけでなく、企画立案から什器の設営・施工、会期後のフォローまで、展示会に関わる工程をまとめてご相談いただけます。まずは今回ご紹介したスケジュールとチェックリストを手元に置いて、準備の全体像を整理するところから始めてみてください。
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