課題

メーカー様の定期発刊カタログ制作が、担当者の方々の大きな負担になっている
・大切な業務の1つだが、出稿や校正に関わる時間的負担も大きく残業の一因。
・担当者の方々は、他の業務との兼ね合いで無理をしながら対応してきたのが実情。

支店や営業所など複数拠点で、担当者の方々が出稿・校正の対応を行う際に取られてきた方法は、紙の原稿での出稿、出力紙の現物を各所に送って回覧し、訂正箇所を書き入れていく形での校正、というもの（中には、一部PDFデータをメール添付でやり取りするケースもあったようですが、いずれにしても手作業が膨大）でした。メーカー様にとって、自社製品のカタログはもちろん大切です。ただし、担当者の方々にとってカタログ制作対応は、日常業務にオンされる付随的な業務で、出稿や校正にかかる負担も相当なものでした。どうしても追いつかず、残業が増える一因にもなっていました。

解決の糸口

時間がかかる主な要因「出力紙ありきの校正」に変わる新たな方法が必要
・バラバラの方法での出稿や、回覧式の校正で発生する非効率の根っこに着目。
・物理的な距離があるため、弊社からの出力紙デリバリーの時間的ロスも避けたい。

担当者の数が多いと、出稿にしろ、回覧して順次出力紙に記入していく校正にしろ、多くの時間を要してしまいます。また、別の視点から見ると、弊社との物理的な距離があるため、校正のための出力紙デリバリーに時間を要してしまえば、さらに校正のタイミングを逸する可能性もありました。いずれにしても、現物を動かすやり方では課題解決につながらないのは確実で、発想の転換が必要でした。

注目ポイント

弊社のリモート校正システムなら、各所で発生していたあらゆるロスを解消できる！
・ネット環境とブラウザさえあれば、場所やタイミングを選ばず校正等の対応が可能。
・お客様のためには、入稿も含め、伝達手段をひとつにまとめることができる方法がベスト。

物理的なものの移動をなくす、という発想から、リモート校正という答えにたどり着きました。（メインが「校正」なので便宜上こう呼んでいます）。各自のIDとパスワードさえあればアクセスできるのが大きな特長です。データ入稿もシンプル。あらゆる形式のテキストや画像、メールに添付できない大容量のデータでも、ブラウザ上にドロップするだけです。校正も、訂正したい箇所の指示をコメントとして記入することができ、同一紙面上に複数書き込みが可能。また、複数担当者の校正進捗状況をWeb上でリアルタイムに確認できる（見える）ことでお互いに意識するきっかけとなり、レスポンスが早まっていく傾向もあります。

画面サンプル１／左側の訂正指示を見ながら、訂正が反映された右側の内容をチェック。
（※実際の内容は公開できないため、自社で使用しているIdea4Uの冊子における運用例の一部を使用しています。）

画面サンプル２／左側に訂正箇所が明示され、校正すべき箇所が一目瞭然でムダがない。
（※実際の内容は公開できないため、自社で使用しているIdea4Uの冊子における運用例の一部を使用しています。）

結果

結果として、「生産性向上」と「残業時間削減」にもつながり思わぬ相乗効果も
・会社でも、リモートワーク先でも、出張先でも、同様に対応できるメリットを実感してもらえた。
・リモート校正導入で、やり取りがスムーズになるだけでなく、「働き方改革」にもつながった。

実際にリモート校正の活用により、これまで様々な段階で「待ち」に多くの時間を費やし、進行が滞っていたことを実感していただけました。通常業務を含めた「生産性を上げる」「残業時間を削減する」という課題に対しても、カタログ制作プロセスの効率化で解決できたのは大きな成果でした。つまり、これまでの常識を疑い、やり方を見直した結果、目に見える形で「働き方改革」が進んでいったということなのです。