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課題

多ページカタログ掲載用の大量の商品サンプルをどのように管理するのか？
・大量の商品サンプルの出入りを把握するための、わかりやすい仕組みがあれば・・・。
・撮影が滞留すると、その先のカタログデザイン制作工程にも影響するだけにシビアな問題。

カタログ制作時のBPOの一連のフローから続く動きですが、撮影用商品サンプルの管理に関して切り離す形でご紹介します。ここでの課題としては、物量の問題に起因するものが中心でした。とにかく短期間に大量の商品サンプルが行き来するだけに、人力に頼る方法では無理があります。しかも、その直後のフローである撮影スケジュールに直接影響し、さらにその先のデザイン制作の段取り等にも影響する大きな問題でした。

解決の糸口

「商品情報データベース」と紐付けた商品サンプルの出入りを二次元バーコードで管理
・一連のBPOの流れの中で、「商品情報データベース」を活用した追跡システムが有効。
・倉庫への出入りはもちろん、預かり期間内の管理は二次元バーコードで省力化。

データベースを活用し、BPO業務の1つでもある、メーカーへの商品サンプル依頼をすると、撮影商品を保管しておく倉庫に直接届けられる方法が最も効率的です。この鍵となったのが、データベースと紐付けた二次元バーコードによる管理。到着時に貼り付け、返却されるまでの間の識別や確認に活用するというもの。バーコードリーダーで読み取るだけで確認できることによるメリットに着目しました。

注目ポイント

既に導入・実施した対策をブラッシュアップする発想で、シンプルかつ効果的に解決する！
・導入し活用実績のある二次元バーコードに加えて、RFIDを追加導入。
・非効率の一因だった、倉庫スペースの案件別確保の対応も必要なくなる。

二次元バーコード管理によって一定程度省力化されたものの、活用するうちに次なる課題が浮き彫りに。「このカタログの、このシリーズ用に、これぐらいのスペースがいるだろう」という、経験値による属人的判断も、物量が増えるに従って限界に達したためです。そこで、カテゴリー分け、スペース確保予想自体を辞める方法を模索しました。その答えが、アパレル等の小売り業で用いられることの多いRFID（電波を用いて非接触で読み書きするシステム）活用でした。これにより、商品サンプルが届いた順に電子タグも取り付けさえすれば、案件などの分類を気にせずランダムに置いていっても、必要な時に簡単に検索できるようになったのです。

結果

準備段階でムダを省き撮影を効率化！スムーズな制作フローが実現
・目視での商品検索時間と比べ、RFIDの導入で時間が約1/10に縮小できた。
・倉庫のデッドスペースも減り、誰でも簡単に探せることで撮影準備も時短を実現。
・撮影への流れもタイムロスがなくなり、デザイン制作との連携もスムーズに。

二次元バーコードによる管理に、補助的にRFIDによる検索機能をプラスしたことで、大きく変わった点はいくつかありますが、最大の効果は、検索時間の短縮です。それまでは1アイテム探し出すのに平均5分かかっていたものが、平均30秒に激減、かつ経験や勘に頼らずとも探せることで、撮影準備段階で特にタイムロスもなくなりました。それが結果として、その先のデザイン制作の効率化をもたらし、滞りないカタログ制作フロー実現によるお客様サポートが可能になりました。