課題

カタログ制作に関わるアナログ作業が膨大！人的な負担の大きさが悩み
・各メーカーから集まる商品情報のフォームがバラバラ、少数ながら手書き派も！
・1万点以上の商品情報が行きかうため、事務処理の時間がかかり過ぎる。

BtoBtoCの形で使用されるカタログ制作に関する事例です。ここで取り上げるカタログは、シリーズ展開のため、掲載する商品数も膨大。商品選定のため、各メーカーからの候補段階では1万点以上にのぼります。ところがこの段階で、それぞれ独自フォーマットに入力したファイルがメール添付形式で送られてきたり、少数ですが手書きで記入したフォームをFAX送信されてきたり、バラバラの状態。それゆえ、受け手側（弊社から見てお客様）であるバイヤーの皆さんの、カタログ制作に関わる事務処理の負担も膨大でした。

解決の糸口

制作のたびに繰り返す作業！ムダのないフローの構築に必要なことは？
・バイヤーの方々のカタログ制作上の業務を効率化し、本来の仕事に充てる時間を確保すること。
・いわゆるBPO(ビジネス･プロセシング・アウトソーシング)として機能させる施策が必要。

「決して合理的でないと分かっている」「ムダだと思いつつ従来のやり方を続けている」という現状を変えるには、思い切った施策が必要でした。取引メーカー各社への説明と了承を得ること、新たなフローを双方にご理解いただくこと等、乗り越える壁もありましたが、アドバンテージの多さを伝え、弊社が提供可能な「商品情報データベース」活用案をご提案しました。いわゆるBPOとして機能させるものです。半ば手作業で人力に依存する形で対応せざるを得なかった業務を、統一フォーマットによる管理、データベース活用によって合理化。しかも、人的な部分を弊社が対応することが前提となります。

注目ポイント

取引メーカーにとっては、メリットを確保しながら継続・安定した関係を望むはず
・メーカーへの商品採用通知や、撮影用商品サンプルのやり取りもシームレス化。
・メーカー側もデータベースで採用商品を検証し、容易に傾向を分析できる。

こうして新たな施策に踏み切る際には、お客様だけでなく取引メーカーにとっても、導入により「時間が節約できる」「実務が楽になる」という、わかりやすいメリットが必要です。この商品情報データベースは、メーカー担当者自ら、自社の商品情報を入力して登録でき、継続的な（毎年の）商品提案時の省力化等も評価されました。データベースの情報から、カタログ掲載用に採用された自社商品を検証することで、採用傾向をつかみ、翌年の提案にも活かせるようになりました。

結果

フローや手順、役割が明確になり、バイヤー本来の商品企画等も活性化！
・事務処理削減による時間配分の変化で、新規企画バリエーションも広がった。
・必要な時にデータベースを確認し、企画にふさわしい商品選定もスムーズ。

BPOによる様々な見直しを行ったことで、カタログ制作の一連の流れの中で、商品を直接選ぶ立場にあるバイヤーとしての本来の役割が明確になりました。単純に同じボリュームの事務作業がBPOを請け負う側に移動するだけでは無意味です。より合理的なフローを構築し、かつ、負担が軽減できたバイヤーの方々が、本来の役割である商品企画や新規取引先探し・交渉などに集中できることが、本当に必要とされ役立つカタログ作るカギとなる、という事例でした。