Idea4U ブログ
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議事録への苦手意識、解消できます！
「今日の議事録お願いしますね」と言われて、皆さん、どんなリアクションになりますか？とっさに「え？」という気持ちを抑えて笑顔で「はい」と答えつつも、心の中では、「うわ～、大変だ！」というのが本音でしょうか。会議、ミーティング、打ち合わせ等、時間と共に記憶が薄れて曖昧になる前に、記録を残すことは大切ですね。大切さをよくわかっているからこそ、ストレスなのです。「議事録が苦手」と悩んでいる方に話を聞いたところ、共通点がありました。事実を書き並べる「書き起こし」のような作業レベルとは違い、要約すべきところで時間を要したり、わかりやすい表現方法で悩んだり、いわゆる編集的要素が多いことで、いろんな要素を巻き込み苦手意識がぐるぐる循環するわけです。
「自分用のメモ程度なら気軽に書けるのに、人に伝えるとなると苦手」とよく耳にしますが、この違いは何でしょうか？ズバリ「他人にもわかるようにまとめる」という軸ですね。特に上司の目を意識すると、「意識しすぎてうまくいかない！」とおっしゃる方も。そんな、多くの方にとって「できれば避けたい」「ほかの人が指名されてほしい」と願う議事録ですが、さほど嫌でなくなる方法があります。「そんなうまい話あるわけがない！」と思った方、そうですね、すぐできるようになる魔法はありませんので、多少の努力と慣れは必要ですが、まずは読んでみてください。これを実践すれば苦手意識が克服できるかも！というポイントは次の通り。
- 文学的な文章センスはほとんど関係なし！ 事実関係を正確に伝えること優先でOK
- 録画・録音等で安心しない！その場でポイントをメモし、要点を把握しておくのが大事。
- 基本の5W1Hを意識して整理すれば、必ず「伝わる」資料になる！
議事録の極意なる指南書や記事も数多くありますが、簡単に言えばこう。何の目的のために、どんなメンバーが集まって、どういう話が出て、次はいついつ何をする、というのが明確になれば良いわけです。達成すべき目的や解決すべき課題に向かって、どんな話合いをし、どう解決したか事実と因果関係を文書にしておけば良いのです。 ちなみに、オンライン会議も多くなったので、こんな合理化アイデアもありです。会議を録画機能で記録するのは今や当たり前ですが、チャットスペースに要点だけ入力しメモ代わりに使うと便利です。キーワードが中心の短文で、時系列に打ち込んでいくだけ。保存したテキストを後で活用する、という流れです。集中して聞きようになると重要な部分もわかりやすくなって、まとめる前に頭の中が整理されているはず。この方法だと、まとめる時間を大幅に短縮できます。
理解できた、頭に入った、の目安は、概要を自分の言葉で人に説明できるか、ということ。インプットしたつもりでも、いざ人に説明しようとしてぼんやりしたことしか言えず焦った経験はありませんか？積極的に議事録まとめ役に手を挙げ、議事録としてアウトプットする作戦はとても効果的です。いわば「編集」力を磨く、という感覚ですね。日々の仕事に直結し、幅広く役立つスキルなので、この機会にトライしてみましょう。難しく考えず、とにかく良さそうな方法を試してみることが大事です。どうでしょう。次の会議では、「私がやります」と手を挙げてみませんか？議事録の苦手意識克服のカギは、前に一歩踏み出す、ちょっとした勇気なのかもしれません。
＜フジプラス：編集＞
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