⑤少②①④多③6図1報告や連絡をするための会議アイデア出しのための会議教育のための会議情報共有会議の目的は「情報共有」なのか「議論」なのか議論多議題に対して意思決定するための会議スケジュールの確認や決定のための会議議論少情報共有Idea4U vol.712024 Autumn 皆さんは週に何本の会議に参加されていますか？中には会議の運営や準備（それこそ会議のための会議も？）に追われていて、本来の目的を見失っていることなどはありませんか？会議によって、自分自身の立場や役割、発言内容なども変わるかもしれませんが、いずれにしても「何のための会議か？」が明確であるべきなのは言うまでもありません。 では、会議には何種類くらいあるでしょうか。大きくは次の5つに分けられます（図1）。①報告や連絡をするための会議すでに起こった事項・決定された事項をメンバーに情報共有することを目的とします。メリットとしては、メンバー同士の風通しが良くなり、情報格差による生産性低下を防ぎます。また、事前に資料等を共有しておくことで、進行もスムーズになります。②スケジュールの確認や決定のための会議顧客案件やプロジェクトなどのタスクや工数、順番等を考え、具体的にどのように進めるか・進んでいるかの確認をすることを目的とします。メリットとしては、進行するにあたっての無理・無駄が明確になり、最適化しやすくなります。なお、ボトルネックが見つかった場合は、内容について見直したり、明確にするためにメンバー内で助言し合います。③教育のための会議有識者や経験豊富な人が部下や未経験者に内容等を伝え、スキルアップしてもらうことを目的とします。メリットとしては、マニュアルや文面だけでは伝わりにくいニュアンスなども具体的に伝えることができます。ただし、部下や未経験者が分かりやすいマニュアルを事前に作成し、読むだけでもある程度は理解してもらえる状況にしておくほうがよいでしょう。④アイデア出しのための会議何らかのアイデアが必要で、発展的にアイデアを練り出したい際にメンバーに集まってもらうことを目的とします。メリットは、一人で考えていても視野が狭くアイデアの引き出しが乏しい場合があるため、複数人でアイデアを持ち寄り考えて会話をしながら「気づき」を得ることができます。ただし、どんなアイデアが飛び出したとしても、決して否定的な意見を言わないルールを設定しておきましょう。⑤議題に対して意思決定するための会議議題に対して、すでに議論はし尽くされた状態であることを前提に、実際の可否を決めることを目的とします。メリットは、一人ではなくメンバー全員で決断ができることです。なお、決定に必要な情報が簡潔に要約され整理されていたり、事前に内容が周知されていることが望ましいです。会議の開催にあたっては、必ず会議の目的を持つべきですが、せめて会議の種類が事前に明確になっていることが大前提となります。 会議を生産的なものにするためには、 いくつか工夫できることがあります。まず、一般的に言われる「会議は1時間」という常識がメンバーの生産性を下げます。会議の目的が達成されるなら30分でも15分でも構わないのです。仮にアイデア出しの会議の際は1時間以上かかる場合もありますが、人間が集中できるのは1時間が限界です。必ず休憩を挟んで進行されることをお勧めします。 次にアジェンダ（議題）は、遅くとも会議前日までには共有しておきましょう。メンバーはそれまでに資料なども■何のための会議か？■生産的な会議にするための工夫有意義な会議にはコツがある！①工夫ひとつで大きく変わる目的達成のための会議を行なうには？
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